Wat er van het rooster overblijft

Als je wilt weten hoeveel er vorige maand gewerkt is, dan is het rooster de logische plek om te beginnen, en voor diensten is dat ook gewoon de makkelijkste manier. Daar staat tenslotte in wie welke dienst had en hoe lang die duurt. Het gaat eigenlijk pas wringen op het moment dat je het precies wilt hebben, en dat komt doordat er in de tussentijd van alles gebeurt.

Diensten beginnen gewoon bij het rooster

Een dienstrooster is gemaakt om vooruit te kijken. Mensen willen weten wanneer ze een weekend draaien en wanneer ze vrij zijn, dus het ligt er ruim van tevoren, en voor het optellen van uren is dat meteen handig omdat een dienst een vaste lengte heeft. Zo doen wij het in onze eigen praktijk ook, en ik ga ervan uit dat de meeste praktijken dat zo doen.

En dan begint het jaar

Iemand wordt ziek en een collega vangt de dienst op, er komt verlof binnen dat er bij het maken van het rooster nog niet lag, en twee mensen ruilen onderling omdat er een bruiloft is. Dat wordt allemaal netjes geregeld, meestal gewoon in de app-groep, en daar is ook niks mis mee.

Alleen wordt het rooster dat in het najaar is rondgestuurd daarna zelden nog bijgewerkt, want op dat moment lost dat niets op. Gebeurt dat bij jullie wel? In onze eigen praktijk in elk geval niet. Aan het eind van de maand zou je dus een bestand optellen waarvan je zelf weet dat er dingen in staan die zo niet zijn doorgegaan.

Bij spreekuren ligt het nog anders

Spreekuren staan wel op vaste dagen in het rooster, maar daar heb je bij het rekenen eigenlijk niet zo veel aan, want het gaat om de uren en vooral om wat jullie hebben afgesproken dat meetelt. Iemand in loondienst, een waarnemer en een maat rekenen alle drie anders, en dan is er nog de vraag of voorbereiding, administratie en overleg meetellen. Daar schreef ik eerder een apart artikel over, want daar zit meer in dan je zou denken.

Het punt hier is dat het rooster op die vraag geen antwoord geeft, want er staat alleen in dát er een spreekuur is.

Achterwacht regel je apart, en dat trekt aan allebei

Achterwacht is zo'n ding dat je in het bijzonder moet regelen, en dan heb ik het over de achterwacht die je met je eigen team invult, want wat je daarover met een andere praktijk afspreekt is een verhaal apart en raakt je eigen planning en je uren niet. Waar het meteen begint is de vraag waar je het vastlegt. Sommige praktijken zetten het in de agenda en andere houden het in een apart bestandje bij, en dat werkt op zich net zo goed.

Wat er daarna gebeurt verschilt ook nogal. Het spreekuur van de dag erna wordt verzet, of een collega neemt een paar uur over, of iemand neemt alleen even de telefoon zodat de ander kan slapen. In de ene praktijk is dat een vaste afspraak die iedereen kent, elders regel je het per keer, en er zijn ook praktijken waar het gewoon niet gebeurt.

Eén afspraak over de dienstenkant verandert dus meteen iets aan de spreekuurkant, en je kunt niet raden welke kant dat opgaat, want dat verschilt per praktijk. In het rooster staat het in elk geval niet, want daar staat nog de verdeling van het najaar.

Daarom komt het uiteindelijk uit de agenda

Wat trouwens wel meebeweegt is de agenda, en dat komt doordat je daar elke dag in werkt. Neemt iemand een dienst over, dan komt zij in de agenda te staan, want anders weet niemand meer waar hij aan toe is. En een spreekuur dat verschuift wordt gewoon verschoven, want die cliënt moet ergens terecht.

Een agenda is daarmee geen net bestand, want er zitten allerlei gewoontes in verwerkt die per praktijk verschillen. Hij wordt alleen wel bijgehouden, en dat is geen kwestie van netheid. Als het er niet in staat, gaat het vandaag mis.

En het is meteen de plek waar je die verschuivingen van hierboven terugziet. Het spreekuur dat is verzet staat erin, en de uren die een collega heeft overgenomen ook, gewoon omdat er anders iemand voor niets was komen opdagen.

Het rooster blijft dus het uitgangspunt, en zo gebruiken we het in onze eigen praktijk ook, maar wat er werkelijk gedraaid is staat in de agenda.

Al staat niet alles in de agenda

Want dat is de andere kant ervan. Scholing, een vergadering, administratie die je thuis doet, en achterwacht als jullie dat niet inplannen, dat komt er lang niet altijd in te staan. Daar doen we daarom niet alsof, en er is een tweede route voor.

Dat is een Excel-bestand in een vaste map, waar je zulke uren met de hand in zet met een datum, een categorie en het aantal uren. Dat telt daarna mee in hetzelfde maandoverzicht.

Eén keer inrichten in plaats van elke maand tellen

Wat dat vooral oplevert is dat je die afspraken gewoon één keer vastlegt. Waar jullie wisselmoment ligt, hoe je een gebroken dienst verdeelt, wat je bij een spreekuur meetelt en wat niet. Daarna is het werk aan het eind van de maand vooral het overzicht bijwerken en nakijken waar de software twijfelt. In onze eigen praktijk zijn we daar een paar minuten per maand mee bezig, en wat het bij jullie wordt hangt af van hoe jullie werken, dus dat weten we pas als het een keer gedraaid heeft.

Je moet het trouwens wel kunnen narekenen, want deze cijfers gaan naar de salarisadministratie en naar gesprekken over geld tussen collega's. Daarom kun je van een maandtotaal doorklikken naar de medewerker, naar de dag, en bij een spreekuurdag tot op het losse tijdvak, met erbij of het meetelt en waarom. En als de software ergens twijfelt, bijvoorbeeld bij een dag die in geen enkel bekend patroon past, dan zegt hij dat in plaats van er een aanname van te maken.

Of het je tijd scheelt hangt trouwens af van hoe je het nu doet, en daar schreef ik in dat eerdere artikel al wat over. Kort gezegd, tel je nu met de hand, dan scheelt dit je die klus, en houd je het helemaal niet bij, dan is het geen tijdwinst maar inzicht.

Roosteren is een apart vraagstuk gebleven

Wij hebben ook roostersoftware gebouwd, en die draait in onze eigen praktijk, maar hij staat los van de urenkant. Bij het maken van een rooster spelen namelijk heel andere dingen, zoals hoeveel diensten iemand achter elkaar mag draaien, hoeveel weekenden er tussen twee weekenddiensten horen te zitten, wie welk spreekuur kan doen en welke vakanties al vastliggen. Inmiddels zitten de regels en voorkeuren erin die wij in de eerste lijn zijn tegengekomen, en als het niet uitkomt krijg je te zien op welke regel het vastloopt. Stilletjes een regel loslaten doet hij niet.

Wat het vandaag niet doet is bijhouden wat er na het rondsturen nog verandert, dus een ruil uit de app-groep komt daar gewoon niet in terug. Dat je zo'n wijziging op twee plekken zou moeten invoeren gaat in de praktijk toch niet gebeuren, dus dat is ook niet de kant die we op gaan. Waar we wel aan werken, en dat is er nog niet, is precies het omgekeerde. Wij plannen meestal een kwartaal vooruit, en als je op het moment van plannen ziet wat er het afgelopen kwartaal werkelijk gedraaid is, dan kun je de komende ronde bijsturen. Iemand die behoorlijk boven haar contract is uitgekomen krijgt dan wat minder, en wie eronder zat juist wat meer. Dat getal komt uit de agenda en niet uit het rooster, en daar hoeft niemand iets extra's voor in te vullen.

Wat ik daarbij belangrijk vind is dat je ze los van elkaar kunt gebruiken. Wie alleen de uren wil laten uitrekenen hoeft daarnaast geen roosters bij ons te laten maken, en andersom net zo goed.

Werken jullie met Onatal?

Dan is de eerste stap gewoon een kwartier bellen over hoe jullie het nu doen. Geen presentatie en geen offerte, ik wil vooral horen wat er bij jullie moet kloppen en of dit herkenbaar is. Plan een kort gesprek

Het stuk dat de uren uit de agenda haalt heet trouwens inmiddels UrenKompas.

PraktijkKompas helpt verloskundigenpraktijken met praktijkvoering, administratie en automatisering, gebouwd vanuit de eigen praktijk.