Wat tel je mee? Uren uit de Onatal-agenda

Als wij vertellen dat onze software de gewerkte uren uit de Onatal-agenda haalt, krijgen we bijna altijd dezelfde vraag terug: ja, maar wat reken je dan precies uit? Dat is een terechte vraag, want het antwoord is voor elke praktijk anders. In dit artikel loop ik door de keuzes waar je dan tegenaan loopt.

Waarom je überhaupt gaat natellen

In onze eigen praktijk werken mensen in loondienst en waarnemers door elkaar heen, en dan zijn er een paar dingen die gewoon moeten kloppen. De uren van loondienst moet je goed registreren. De facturen van waarnemers wil je kunnen controleren. En werk je met maten, dan wil je de onderlinge verdeling in beeld houden: wie draait er meer dan afgesproken en wie minder.

Dat overzicht moet ergens vandaan komen, en in ons geval is dat de agenda, want daar staat het eigenlijk al in.

Wat het je oplevert hangt wel af van hoe je het nu doet. Houd je de uren al bij, met de hand of in een spreadsheet, dan scheelt dit je die klus elke maand. Doe je dat niet, en er zijn genoeg praktijken die dat niet doen, dan bespaar je geen tijd maar krijg je inzicht dat je nu mist. Eerlijker wordt het in allebei de gevallen.

Diensten zijn niet zo ingewikkeld, tot ze breken

Een dienst loopt van het ene wisselmoment naar het volgende, en dat wisselmoment ligt meestal ergens in de avond. Dat zo'n dienst over middernacht heen gaat is op zich geen bijzonderheid, dat is gewoon hoe een dienst eruitziet, en dat rekent de software zo uit. We moeten alleen wel vooraf weten waar jullie wisselmoment ligt, want dat verschilt nogal eens per praktijk.

Het wordt pas lastig als een dienst wordt opgebroken. Iemand gaat een uur eerder de dienst in, of een collega neemt de ochtend over en dan staat er in de agenda dat de een het doet in plaats van de ander, of iemand loopt 's avonds nog uit.

Dan heb je ineens geen dienst van vierentwintig uur meer maar vierentwintig plus vier, of vierentwintig min acht, en die uren moeten wel bij de goede persoon terechtkomen. Met de hand is dat prima te doen, maar het is precies het soort optelsom waar je een keer overheen kijkt. Zeker als het elke maand terugkomt.

Bij spreekuren zit de echte vraag

Bij spreekuren gaat het niet over techniek maar over wat je met elkaar hebt afgesproken. De vraag is namelijk: wat reken je hier eigenlijk?

Bij iemand in loondienst reken je meestal de tijd dat ze aanwezig is. Bij een waarnemer betaal je voor productie. En tussen maten onderling geldt wat er in de maatschap is afgesproken. Dat is dus drie keer een ander antwoord, terwijl het allemaal uit dezelfde agenda komt.

Daar komt bij dat er in een agenda meer staat dan alleen cliëntcontact. Er staat ook voorbereiding, administratie en overleg in. Telt dat mee? Bij de een wel en bij de ander niet, en soms hangt het er nog van af wie het doet en waarom.

Dat lost software niet voor je op, dat beslis je zelf in de praktijk. Wat wij wel kunnen doen is die keuze vastleggen en er vanaf dat moment consequent naar rekenen. Wat me trouwens opvalt is dat het gesprek erover op zichzelf al iets oplevert, omdat blijkt dat niet iedereen dezelfde aanname had.

Dezelfde streep kan twee dingen betekenen

In onze eigen praktijk betekent een doorgestreepte afspraak in de dienstagenda dat het is afgehandeld. Precies dezelfde streep in het spreekuur betekent dat de afspraak is afgezegd. Dezelfde actie dus, met de tegenovergestelde betekenis, afhankelijk van waar hij staat.

En daar houdt het niet op, want de ene praktijk doet dit overal op dezelfde manier en bij de andere doet de ene verloskundige het wel en de andere niet. Dan kun je uit het ontbreken van zo'n streep dus helemaal niets afleiden.

Dat zegt eigenlijk best wat over agenda's in het algemeen. Het is geen registratiesysteem maar een werkinstrument, waarin mensen aantekeningen maken die op dat moment voor henzelf logisch zijn. Als je daar uren uit wilt halen moet je eerst weten welke gewoontes er in díé praktijk gelden. Dat kun je niet raden, en je moet het ook niet willen raden.

Wat er dan uit komt

Een maandoverzicht per verloskundige, met de uren uitgesplitst naar de categorieën die jullie praktijk gebruikt. Uit dezelfde gegevens rollen ook de contracturen, de normen en het plus-min-saldo.

Waar het bij ons het meest voor gebruikt wordt zijn de drie dingen waar ik mee begon. De urenverantwoording voor loondienst. Het controleren van facturen van waarnemers, want die factureren uren en zonder overzicht ga je toch een beetje op je gevoel af. En de verdeling tussen de maten, en dat gesprek gaat een stuk rustiger als je gewoon een overzicht op tafel hebt liggen.

Je moet het wel kunnen narekenen

Deze cijfers gaan naar de salarisadministratie, en naar gesprekken over geld tussen collega's. Dan wil je geen getal dat ergens uit komt rollen zonder dat iemand kan uitleggen hoe het is opgebouwd.

Daarom zie je bij elk maandtotaal hoe het is opgebouwd, uitgesplitst per dag en per categorie. En als de software ergens twijfelt, bijvoorbeeld bij een dag die niet in een van de bekende patronen past, dan zegt hij dat in plaats van er een aanname van te maken. Die dagen loop je zelf even na.

Waarom hier geen AI in zit

Dit is bewust gewone software die rekent, en geen taalmodel dat inschat wat er waarschijnlijk bedoeld werd. Dat is geen principekwestie, het is gewoon praktisch. Een taalmodel geeft je een antwoord dat plausibel klinkt, ook als het niet klopt, en je kunt achteraf niet nagaan hoe het aan dat antwoord gekomen is. Vraag het twee keer en er kan iets anders uit komen.

Bij een uur dat op een loonstrook belandt, of dat je bij een maat in rekening brengt, is dat precies wat je niet wilt. Daar wil je dat dezelfde agenda er altijd hetzelfde uit komt, en dat de regels waarmee gerekend wordt gewoon vastliggen en na te lezen zijn. Dus rekent onze software volgens de regels die jullie praktijk zelf heeft vastgesteld, en verder niets.

Het is trouwens ook geen kant-en-klaar pakket. Andere dienstnamen, andere spreekuurtypen, andere afspraken over wat meetelt, andere gewoontes rond doorstrepen. Dat leggen we per praktijk vast, en daarna rekent het volgens die regels.

Werken jullie met Onatal?

Dan is de eerste stap gewoon een kwartier bellen over hoe jullie het nu doen. Geen presentatie en geen offerte, ik wil vooral horen wat er bij jullie moet kloppen.

PraktijkKompas helpt verloskundigenpraktijken met praktijkvoering, administratie en automatisering, gebouwd vanuit de eigen praktijk.