Urenregistratie verloskundigenpraktijk – handmatig werk verminderen

Urenregistratie in een verloskundigenpraktijk: waarom het zoveel tijd kost — en hoe je dat verandert

Elke maand opnieuw. Agenda's uitlezen, diensten tellen, afspraken tellen, correcties doorvoeren, vakanties en overdrachten. En dat voor elke verloskundige apart — of het nu gaat om een maatschapsconstructie, een combinatie van loondienst en maatschap, of een praktijk met flexibele bezetting.

Wie het kent, herkent ook het moment: je zit aan het einde van de maand met een export uit Onatal, een spreadsheet of een kladblok, en je telt. Handmatig. Opnieuw.

Waarom urenregistratie in de praktijk zo lastig blijft

Onatal is ontworpen voor zorgregistratie — niet voor HR-administratie. De agendadata zit erin, maar gestructureerde rapportage op gewerkte uren per verloskundige is niet het uitgangspunt van het systeem.

Het gevolg: de meeste praktijken bouwen daar omheen. Soms met een apart urenrooster, soms met een Excel die iemand jaren geleden heeft gemaakt en waar nu niemand meer goed de weg in kent, soms gewoon met tellen.

Dat kost tijd — elke maand opnieuw. En het kost nauwkeurigheid: een vergissing in de registratie werkt door in de loonadministratie, de maatschapsverdeling of de verantwoording richting de accountant.

Wat een gestructureerde aanpak oplevert

Wij liepen in onze eigen verloskundigenpraktijk jarenlang tegen hetzelfde aan. Het handmatig optellen van uren vanuit Onatal kostte ons maandelijks meerdere uren. Door dat proces opnieuw in te richten — stap voor stap, zonder nieuwe software te kopen — hebben we dat teruggebracht naar minder dan vijf minuten per maand.

Het resultaat: minder kans op fouten, minder tijd kwijt aan administratie, en een overzicht dat ook voor de accountant en de loonadministratie direct bruikbaar is.

Dat klinkt eenvoudig. En de principes zijn dat ook. Maar het vraagt wel om een heldere kijk op hoe jullie agendadata nu is ingericht, waar de uitzonderingen zitten — diensten, overdrachten, verlof — en hoe die doorvertaald worden naar uren.

Herken je dit in jouw praktijk?

Loopt jouw praktijk ook tegen tijdrovende urenregistratie aan? Of vraag je je af of jullie aanpak efficiënter kan — zonder een nieuw systeem aan te schaffen?

PraktijkKompas brengt in kaart waar tijd en overzicht weglekken, en werkt één concrete eerste verbeterstap uit. Geen langdurig traject, geen software die je moet kopen. Wel een praktische analyse die aansluit op hoe jouw praktijk nu werkt.

Vraag een vrijblijvende quickscan aan via praktijkkompas.com.

PraktijkKompas helpt verloskundigenpraktijken en andere kleine zorgpraktijken met overzicht, prioriteit en een concrete eerste verbeterstap in praktijkvoering, administratie en automatisering.