Een rooster maken met de regels die er al zijn

In onze eigen praktijk maak ik het rooster zelf. Als je er goed over nadenkt, is dat behoorlijk complex, zeker wanneer niet iedereen dezelfde afspraken heeft, met maten die een bepaald aandeel hebben, collega's in loondienst met een afgesproken aantal uren en waarnemers die een vast deel draaien.

Ons wordt regelmatig gevraagd hoe we dat doen, en of we daar software voor hebben. Daaruit is eigenlijk het idee ontstaan om met onze eigen regels software te gaan schrijven, en die heet inmiddels RoosterKompas. Op dit moment kunnen we er al een volledig rooster van goede kwaliteit mee maken, en vanaf 2027 gaan we het in onze eigen praktijk ook zo gebruiken.

Regels en voorkeuren

Wie het rooster maakt, heeft ontzettend veel regels in haar hoofd. Hoeveel diensten iemand achter elkaar kan hebben, wie welk spreekuur draait, hoe het weekend rondgaat. Die regels moet je aan een programma geven, en daarbij geef je aan wat een harde regel is en wat een voorkeur.

Een harde regel houdt RoosterKompas aan. Een voorkeur weegt mee, maar mag wijken als het rooster anders niet rond komt. En voorkeuren kun je ook gewoon open laten, dus je hoeft lang niet alles in te stellen om een goed rooster te krijgen.

Wat er rond een dienst mag

Hoeveel diensten achter elkaar werkbaar zijn stel je zelf in, en ook hoeveel diensten iemand in zeven dagen maximaal krijgt. Die telling loopt gewoon door over het einde van de maand heen.

Wie dienst heeft, draait die dag in principe geen spreekuur. Dat is eigenlijk geen afspraak maar een beroepsbeperking, om het zo maar te noemen, want een bevalling houdt natuurlijk geen rekening met een volle wachtkamer. In een eenmanspraktijk kan het niet anders en in een tweemanspraktijk komt het ook nog wel voor, dus RoosterKompas vraagt bij het inrichten hoe dat bij jullie zit, nooit of alleen als bewuste uitzondering.

Voor wie in loondienst werkt geldt daarnaast een wettelijke rust na een dienst. Die wet toetst RoosterKompas niet. Het rooster voldoet aan de regels die jullie invoeren, en welke regels dat moeten zijn bepalen jullie, liefst samen met je adviseur.

Hoe iemand haar week het liefst heeft

Naast de regels van de praktijk zijn er de voorkeuren van ieder afzonderlijk. De een heeft haar werkdagen liever bij elkaar en de ander spreidt ze juist, en voor diensten geldt iets vergelijkbaars, aaneengesloten of verspreid over de maand. Bij het spreekuur speelt of je dat liever de dag voor of na je dienst hebt, of dat je er een vrije dag tussen wilt. Heeft iemand geen uitgesproken voorkeur, dan laat je het gewoon neutraal.

Eerlijk verdelen, en vooral het weekend

Voor de verdeling van weekenden en vakanties zit er in RoosterKompas een eigen model, en het weekend staat daarin centraal. Je kiest of zaterdag en zondag als één blok naar dezelfde persoon gaan of los verdeeld mogen worden, en of die verdeling een harde eis is of binnen een zachte band mag schuiven.

En je kiest waar die eerlijkheid eigenlijk over gaat. Stel dat de een honderd diensten per jaar draait en de ander vijftig. Moeten die dan evenveel weekenden hebben, of vind je als praktijk dat daar naar verhouding rekening mee gehouden moet worden? Allebei kan, en er zit ook een middenweg tussen, waarbij de weekenden grotendeels gelijk blijven maar het aantal diensten wel een beetje meetelt.

Vakanties werken op een vergelijkbare manier. Een ingevoerde vakantie is voor het programma een harde afwezigheid, en wordt naar rato meegenomen in wat iemand over het jaar draait. Een verlofadministratie is het daarmee overigens niet.

Gerekend en niet geraden

Nu iedereen met AI bezig is, ligt het voor de hand om te denken dat zo'n rooster door een AI wordt gemaakt. Dat is hier nadrukkelijk niet zo, en dat is best een belangrijk verschil. Een chatprogramma kan een rooster maken dat er op het eerste gezicht goed uitziet, maar niemand kan je garanderen dat elke regel klopt, en als je het twee keer vraagt krijg je gerust twee verschillende roosters.

RoosterKompas rekent. Het zoekt binnen de regels die jullie hebben ingevoerd naar een rooster dat past, en een rooster dat eruit komt voldoet aan al die harde regels. Voer je twee keer precies dezelfde afspraken in, dan krijg je ook twee keer hetzelfde rooster. Dat maakt de roosters betrouwbaar, en dan bedoel ik iets concreets, namelijk dat elke harde regel die je hebt ingevoerd ook echt is nagerekend.

Past het met jullie regels helemaal niet, dan maakt het geen half rooster met open plekken, maar laat het zien waar het vastloopt.

Daarna kun je het zelf nog aanpassen

Wat uit het programma komt is een conceptrooster, en dat kun je daarna gewoon nog met de hand aanpassen. Dat is eigenlijk het fijne ervan. Je sleept een dienst naar een andere verloskundige, en dan kun je hem ruilen of gewoon aan iemand anders toekennen.

Tijdens het slepen geeft het programma meteen aan of die wijziging groen, oranje of rood is, dus of je daarmee je eigen regels overtreedt, bijvoorbeeld door iemand te veel diensten in een week of te veel diensten achter elkaar te geven. Wil je toch iets doen wat rood is, dan kan dat alleen als bewuste uitzondering met een reden erbij. Pas als het rooster is goedgekeurd, wordt het gepubliceerd.

Hoe doen jullie het?

We zijn benieuwd hoe andere praktijken dit aanpakken. Wie maakt bij jullie het rooster, en hoe verdelen jullie de weekenden?

En wil je weten of jullie rooster zich zo laat vastleggen, dan is een kort gesprek genoeg om dat samen te bekijken.